Règlement d Ordre Intérieur du service social

le 20 septembre 2016

Règlement d Ordre Intérieur du service social


REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR DU SERVICE SOCIAL Le Recteur de l’Université Catholique de Bukavu (U.C.B.) ; Vu le décret du 21 novembre 1989 portant érection d’une Université dénommée « Université Catholique de Bukavu » ; Vu les statuts de l’Université Catholique de Bukavu, spécialement en leur article 49 ; Vu la décision n° UCB/CA/MR/228/11 du 15 août 2011 portant nomination du Recteur de l’U.C.B. ; Vu l’organigramme de l’U.C.B. ; Vu la décision n° UCB/CA/PK/391/11 portant nomination d’un Responsable du Service Social ; Considérant la nécessité et l’urgence ; Décide : Article 1 : Le Service Social est doté d’un Règlement d’Ordre Intérieur (R.O.I.) ; Article 2 : Sont abrogés toutes les dispositions antérieures contraires à l’esprit du présent Règlement d’Ordre Intérieur. Article 3 : L’Administrateur Général, le Vice-recteur aux Affaires Académiques et le Responsable du Service Social sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de veiller au respect du présent R.O.I qui entre en vigueur à la date de sa signature. Fait à Bukavu, le 25 mars 2013 Professeur Dr Abbé Paul KADUNDU Karhamikire, Recteur Le présent règlement d’ordre intérieur a pour objet d’expliciter les missions dévolues au service social. Article 1er : De l’objet Le service social a pour objet de : • Mobiliser les fonds nécessaires et assister les étudiants et les membres du personnel en difficultés financières dans la limite de ses moyens, notamment en octroyant aux étudiants des bourses d’études ; • Coordonner les différentes aides, tant pour les étudiants que pour le personnel ; • Assurer et gérer le logement des étudiants et du personnel ; • Entreprendre des activités culturelles, sportives et de loisirs ; • Fournir un accompagnement dans l’orientation pédagogique et professionnelle des étudiants (avant, pendant et après les études) ; • Assister le personnel et les étudiants dans les circonstances de décès, de mariage ou autres pouvant nécessiter une implication du service social ; • Sensibiliser et former sur le genre au sein du milieu académique et professionnel ; • Veiller à la sauvegarde des valeurs morales et chrétiennes au sein de l’Université Catholique de Bukavu ; • Accompagner les activités estudiantines, y compris celles d’autofinancement ; • Organiser des jobs étudiants ; • Exécuter toutes autres missions à caractère social lui confiées par l’UCB. Article 2ème : De l’organisation Pour accomplir ses missions, le service social est composé d’une Administration courante et des Commissions spécialisées. A. De l’Administration courante : Elle assure la gestion journalière du service social et est composée de : 1. Le Responsable du service social qui : • Coordonne les activités du service social sous la supervision du Comité de Direction de l’UCB ; • Convoque la réunion extraordinaire du Service social en cas de nécessité ; • Préside les réunions ordinaires et extraordinaires du service social ; • Veille à la bonne marche du service social ; • Répond des activités du service social auprès des autorités de l’UCB et des divers bienfaiteurs de ce service ; • Représente le service social dans toute activité où ce service est convié ou soit le délègue ; • Réunir en cas de nécessité l’ensemble de membres des commissions ; • Etc. 2. Le Conseiller du Service Social • Prodigue des conseils sur la vie de l’Université en général et particulièrement sur son volet de vie sociale et étudiante ; • Renforce le partenariat avec les universités amies de l’U.C.B. ; • Aide à nouer d’autres partenariats ; • Aide l’U.C.B. à la mobilisation des fonds à l’étranger, servant en particulier ses activités de vie sociale et étudiante. 3. L’Assistant du Responsable du service social • Assiste le Responsable du service social et le remplace en cas d’absence ou d’empêchement ; • Gère le logement des membres du personnel et des étudiants ; • Elabore et discute les contrats le logement des étudiants et des membres du personnel ; • S’occupe des soins médicaux des membres du personnel et des étudiants ; • S’occupe de la culture, des sports et loisirs ; • Gère les interventions sociales diverses comme le mariage, décès etc. en collaboration avec le Responsable du Service Social. 4. Le Secrétaire du service social • Saisit les documents en rapport avec le service social ; • Réceptionne les courriers, les enregistre et les distribue ; • Accueille les étudiants et toute autre personne se présentant au service social ; • Classe les documents du service social ; • Expédie les courriers ; • Conserve la clé du bureau abritant l’administration courante ; • Veille à la propreté du local ; • Et toutes autres tâches lui confiées par la hiérarchie ; • Etc. B. Des commissions spécialisées Afin de bien réaliser son objet, le Service social est subdivisé en cinq commissions à savoir : 1. La Commission Bourses ; 2. La Commission Culture, Sports et loisirs ; 3. La Commission Affaires sociales et genre ; 4. La Commission Logement des étudiants et du personnel 5. La Commission Jobs des étudiants. 1. La Commission Bourses : Elle est chargée de la mobilisation des fonds auprès des bailleurs de fonds, de nouer des relations de collaboration avec des partenaires tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du pays et de l’attribution des bourses. Présidée par le Responsable du Service Social, la Commission bourse est composée de : • Le Responsable du service social ; • Le Conseiller du Service social ; • L’Assistant du responsable du service social ; • Un représentant des parents ; • Un représentant du corps académiques et scientifiques ; • Un représentant des étudiants ; • Un représentant de l’Administration générale de l’UCB ; • Un représentant des anciens étudiants de l’UCB. • Catégories de bourses : a) Bourse de 1er et 2ème cycle : Bourse d’excellence et bourse sociale La bourse sociale s’adresse aux étudiants se trouvant dans une situation particulière nécessitant l’appui de la commission sociale pour la poursuite de leurs études ; tandis que la bourse d’excellence est de 50 % des frais académiques et s’adresse aux étudiants ayant terminé l’année avec une note de 80 % et plus. La commission bourse étudie, en outre, les différentes demandes des étudiants, mène des enquêtes et propose une grille de répartition selon les besoins exprimés et les moyens disponibles au sein du Service social. L’attribution des bourses sociales se fera à de plus démunis, aux démunis selon les modalités prévues par le règlement spécifique se rapportant à l’attribution de ces bourses ; L’étudiant demandeur de la bourse d’étude doit remplir les conditions suivantes : 1. Etre régulièrement inscrit à partir de la deuxième année de graduat ; 2. Etre de bonne moralité (produire un certificat de bonne vie et mœurs) ; 3. Avoir réussi l’année antérieure à celle de la demande de la bourse ; 4. Déposer une demande d’assistance au service social 1er novembre au 15 décembre de l’année académique en cours, accompagnée de la lettre de son parent ou de son tuteur ; 5. Produire un certificat d’indigence notarié. Dans tous les cas, la commission rassemble le maximum d’informations concernant l’état d’indigence de l’étudiant et de sa famille et en apprécie collégialement, les plus objectivement possible ; 6. S’engager à observer scrupuleusement les textes régissant l’Université Catholique de Bukavu ; 7. Etre disponible pour réaliser, le cas échéant, des jobs étudiants ; Le dossier de demande doit être déposé dans une farde à tringle au bureau du Service social. De la consistance de la bourse La bourse accordée par l’U.C.B, pour la première catégorie, ne couvre pas les frais académiques. b) Bourse de 3ième cycle et autres formations avancées. La Commission bourses gère également les autres bourses doctorales, de maîtrises ou de stages et autres aides ; sélectionne les candidats bénéficiaires en tenant compte de la situation sociale et du dossier académique de chacun. Tout candidat à une bourse de maîtrise ou de doctorat devra remplir les conditions suivantes : • Etre régulièrement engagé à l’UCB et inscrit dans un programme de 3ième cycle de maîtrise, doctoral ou de post doctoral ; • Justifier d’un intérêt dans la recherche scientifique notamment par des publications ou travaux de terrain pertinents ; • Produire une lettre de recommandation du Vice-recteur aux Affaires Académiques et du Doyen de sa faculté ; • S’engager par écrit à retourner travailler à l’Université Catholique de Bukavu après sa formation ; • Déposer un projet de 3ème cycle, de thèse ou post-doctoral et son chronogramme ; • Déposer son curriculum vitae. Les membres de cette commission observent les principes cardinaux suivants : • La transparence ; • L’objectivité ; • L’émulation ; • La performance ; • La discrétion. 2. La Commission Culture, Sports et loisirs Elle est chargée d’organiser des activités culturelles, sportives et de loisirs au profit des étudiants et du personnel de l’Université. Elle est présidée par l’Assistant du responsable du Service Social. Elle est composée de : • L’Assistant du responsable du service social ; • Le Ministre de sport et loisir au sein du collège des étudiants ; • Le Ministre de culture au sein de collège des étudiants ; • Le Responsable du personnel chargé de la culture, des sports et loisirs. 3. La Commission Affaires sociales, aide et genre ; La commission Affaires sociales, Aide et Genre s’occupe de la sensibilisation de la jeunesse, le personnel et la population, à travers les conférences-débats et séminaires, à la question du genre et de la promotion de la femme. Elle définit les besoins de la femme pour son épanouissement et les stratégies de lutte contre la discrimination, les stéréotypes ainsi que les coutumes contraires à la loi à travers la vulgarisation des textes légaux de la population concernée. Elle sensibilise sur la lutte contre les violences basées sur le genre. Elle encourage et accompagne des études se rapportant à la promotion du genre et à la lutte contre les violences basées sur le genre au sein des milieux universitaires. Elle est présidée par la Présidente des femmes agents de l’U.C.B. et composée de : • La Présidence des femmes agents UCB ; • L’Assistant du Service Social ; • Le Chef du Personnel ; • La Vice-présidente des femmes agents UCB ; • Le délégué du Corps académique et scientifique ; • Le chargé du genre au sein du collège des étudiants ; • Le délégué de l’Administration générale de l’université ; • Le délégué du Comité des parents. 4. La Commission Logement Elle est chargée de : • Attribuer les logements aux étudiants et aux membres du personnel ; • Gérer les homes des étudiants ; • Respecter et faire respecter le règlement des logements des étudiants et du Personnel ; • Fixer les frais de logement et autres charges y afférentes ; Elle est présidée par le Responsable du Service Social et composée de : • Le Responsable du Service Social ; • Le Chargé du patrimoine de l’U.C.B. ; • L’Assistant du Service Social ; • Le Représentant Délégué Général des Etudiants ; • Le Maire du Home de Karhale ; • Le Maire du Home de Kalambo. Les logements sont attribués conformément aux critères ci-après : • Etre régulièrement inscrit dans une des Facultés organisées à l’UCB ; • S’engager à payer les frais de logement ; • Avoir un domicile ou une résidence éloigné de l’UCB ; • Préférence aux étudiants vivant avec handicap physique ; • Prouver que l’on vit dans de mauvaises conditions. 5. La Commission des Jobs des étudiants La commission job étudiant a pour but de fournir de la main d’œuvre aux entreprises pour un contrat d’occupation d’étudiants à courte durée. Elle est chargée de : • Chercher et attribuer des petits travaux aux étudiants afin de gagner un salaire pouvant couvrir les frais relatifs à leurs scolarités ; • Négocier avec les employeurs les contrats d’occupation d’étudiants dans le respect du calendrier académique. Elle est présidée par le Responsable du service social et composée de : • Le Responsable du Service social ; • Le Chef du Personnel de l’U.C.B. ; • Un représentant des anciens de l’U.C.B. ; • Un représentant des amis de l’U.C.B. ; • Un représentant Délégué Général des Etudiants ou son délégué. Article 3ème : Du fonctionnement du service social Le Service social tient deux sortes de réunions : une réunion ordinaire et une réunion extraordinaire. La réunion ordinaire se tient chaque mercredi par l’Administration courante et suivant une période déterminée par les différentes Commissions spécialisées. La réunion extraordinaire se tient à n’importe quel moment dans le but de traiter une question urgente et importante qui ne peut souffrir d’un quelconque retard. Au cours des réunions, les débats se déroulent de manière démographique et dans la discipline. Le Responsable du service social convoque et dirige la réunion et en cas d’empêchement, il sera remplacé par l’Assistant du service social. Les conclusions de ces réunions doivent être communiquées au Comité de Direction pour approbation. Tous les membres du Service social sont tenus d’assister à toutes les réunions du service ou de différentes commissions composant le service social. Le quorum des présences indispensables à la tenue d’une réunion est fixé à 2/3 des membres, En cas d’insuffisance de quorum, la réunion ne peut être reportée qu’une seule fois. Lors des débats, seuls les membres effectifs ont voix délibérative, les autres ont voix consultative. Les décisions doivent être prises au ¾ membres effectifs. Les procès verbaux des réunions sont signés conjointement par le Responsable et le Rapporteur de la séance et sont gardés soigneusement au bureau du Service Social. Les décisions issues des réunions sont obligatoires et opposables à tous. Article 4ème : Les membres du Service Social Les membres du service social sont : • Le Responsable du service social ; • Le Conseiller du service social ; • L’assistant du responsable du service social ; • Le secrétariat du service social ; Le membre du service social est en même temps agent de l’UCB est régi par les statuts et règlement d’ordre intérieur de cette Institution. Le profil de chaque membre sera défini conformément aux exigences du poste et des textes régissant l’UCB. Les membres des Commission doivent se conformer aux exigences de : • Bénévolat ; • Compétence ; • Disponibilité ; • Discrétion ; • Transparence ; • Objectivité ; Tous les membres du Service social et de ses commissions s’engagent à respecter scrupuleusement et intégralement le présent règlement d’ordre intérieur. Ils s’engagent également à l’appliquer strictement. Article 5ème : Des dispositions transitoires et finales Tous les autres cas non prévus expressément par le présent règlement intérieur relèvent de la compétence du Comité de Direction de l’UCB. Ce règlement peut être modifié chaque fois que le besoin se fera sentir dans l’intérêt de l’université toute entière. Le présent règlement d’ordre intérieur entre en vigueur à la date de sa signature. Fait à Bukavu, le 25 mars 2013 Prof. Abbé Paul KADUNDU Karhamikire Recteur

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